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Guide pour réserver des aidants dans votre Care Book

1. Entrez vos renseignements de base

Il s'agit des informations de la personne qui gère les soins, et non de celle qui les reçoit. Le patient (parfois appelé le proche) sera décrit plus loin dans le processus.

Commencez à taper votre adresse dans le champ « Type to fill from Google » et cliquez sur l'adresse lorsqu'elle apparaît sous le champ.

2. Entrez les renseignements du patient

Saisissez toutes les informations sur le patient en faisant défiler chaque page et en cliquant sur Suivant à chaque fois. Appuyez sur Soumettre lorsque vous avez terminé.

Ces renseignements ne sont partagés qu'avec les aidants que vous sélectionnez pour offrir des soins au patient.

Il existe deux façons de réserver un aidant :

Réservations Care Book

  • Les réservations Care Book vous permettent de choisir un ou quelques aidants pour prendre soin du patient de façon régulière. Ils forment votre Care Team. Les aidants sélectionnés (et seulement ceux-là) reçoivent vos demandes de réservation. Lorsqu'ils font partie d'une Care Team, ils savent qu'ils travailleront avec vous de façon régulière et tendent donc à réserver du temps pour vous.
  • Les réservations directes sont des réservations ponctuelles avec un aidant. Vous ne prévoyez pas faire appel à cet aidant de façon régulière. Elles se font directement à partir de la liste des aidants (élément de menu Search 4 Care).

3. Choisissez le ou les aidants pour votre Care Team

A. Sélectionner

  • Cliquez sur Search 4 Care dans le menu
  • Parcourez les aidants
  • Cliquez sur l'icône en forme de cœur dans la liste des personnes à qui vous souhaitez proposer de prendre soin du patient

B. Planifier une entrevue

  • Après avoir ajouté un favori ou un substitut, vous serez redirigé vers une page de planification d'entrevue
  • Sélectionnez trois plages horaires auxquelles vous êtes disponible pour une entrevue avec l'aidant. Vous devez en choisir trois
  • Appuyez sur SOUMETTRE en bas à gauche
  • L'aidant est invité à choisir l'une des plages horaires
  • Un membre de l'équipe Care4giver participera aussi à l'entrevue afin de couvrir autant d'aspects que possible.

C. Rencontrer (appel vidéo)

  • Une fois que l'aidant a choisi l'une des plages horaires, vous recevez une invitation à une réunion
  • Elle contient un lien Google Meet pour un appel vidéo

D. Accepter (ou refuser)

  • Quelques minutes après la fin de l'appel vidéo, surveillez votre courriel pour une demande de décision
  • Cliquez sur le bouton dans le courriel
  • Vous arrivez sur une page où vous décidez d'ajouter l'aidant à votre Care Team ou non
  • L'aidant reçoit un courriel confirmant votre décision
  • Si vous l'avez ajouté(e), il ou elle accepte ou refuse ensuite de rejoindre votre Care Team.
  • Vous êtes ensuite avisé par courriel de sa décision

4. Planifier des réservations dans votre calendrier

Une fois que vous avez des aidants dans votre équipe, vous pouvez créer un calendrier de réservations. Le fonctionnement est le suivant : vous sélectionnez d'abord les jours et les heures souhaités, puis votre Care Team (même s'il n'y a qu'un seul aidant) est avisée et accepte. Vous pouvez les réserver jusqu'à 4 semaines à l'avance si vous le souhaitez.

Cliquez sur Care Book à l'écran. À l'aide du bouton « Add New » ou directement sur le calendrier, sélectionnez les plages horaires, les jours de la semaine et le nombre de semaines à l'avance que vous souhaitez réserver pour votre client.

REMARQUE : Vous recevrez une confirmation par courriel chaque fois qu'un aidant accepte votre invitation pour une plage horaire dans votre calendrier. Vous pouvez aussi cliquer sur CARE TEAM dans le menu pour voir l'état de vos invitations.

Sélectionnez les jours requis en passant par le menu guidé

Assurez-vous de vérifier chaque champ en portant attention au nombre de semaines et aux jours pour lesquels vous souhaitez que ce bloc de temps s'applique.

Remarque : Si vous avez besoin d'heures différentes selon les jours, vous devez répéter cette étape (p. ex. de 9 h à midi peut être réservé sur différents jours en une seule fois, mais si certains jours le quart est de 15 h à 19 h, vous devez le réserver séparément).

Remarque : Vous pouvez déterminer une Care Team (aidants principaux) et des substituts (vos aidants de 2e choix) afin de choisir le groupe que vous souhaitez inviter au calendrier de chaque client.

  • Pour soumettre votre réservation, vous devez déposer le montant correspondant au taux horaire le plus élevé de votre Care Team multiplié par les heures réservées.
  • Le dépôt sur votre compte Care4giver est effectué à l'avance.
  • Les aidants ne reçoivent pas de paiement tant que la réservation n'est pas terminée (prise en charge et fin de service effectuées).
  • Si moins de temps est travaillé, le paiement sera aussi moindre, car il est proportionnel au temps travaillé (à la minute). Vous ne payez que le temps réellement travaillé. Tout montant déposé qui ne nécessite pas de paiement à l'aidant demeure dans votre compte pour de futures réservations. Vous pouvez aussi demander le remboursement des montants restants.
  • Sélectionnez Terminer et c'est fait
  • Les aidants de votre Care Team seront avisés et pourront immédiatement accepter les différentes plages horaires du calendrier que vous venez de créer